LISTAS DE DATOS (ORDENAR Y FILTRAR)

Una lista en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos.

Ordenar datos.

Ordenar los datos de una lista permite visualizar de distintas formas el contenido de esta, existen basicamente dos formas de hacerlo: a traves de la barra estandar de herramientas y mediante el cuadro de dialogo ordenar.

Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), números (de menor a mayor o de mayor a menor) y fechas y horas (de más antiguos más recientes y de más recientes a más antiguos) en una o varias columnas. La mayoría de las operaciones de ordenación son ordenaciones de columnas, pero también es posible ordenar por filas.

Barra estandar de herramientas.

Entre los iconos de Autosuma e Insertar Grafico se encuentran dos botones el primero de izquierda a derecha ordena de forma ascendente y el segundo de forma descentente.

Se pueden ordenar las filas completas o solamente las celdas seleccionadas, basado en la primer columna de la selección. Desde luego, si los datos consisten en filas de hechos relacionados entre sí, ordenar por filas completas es más seguro. De otra manera, los registros pueden mezclarse fácilmente. Para hacer esto basta con situarnos en una de las celdas de la columna que vamos a ordenar, y seleccionar el boton que se ajuste a nuestro criterio.

Cuadro de dialogo Ordenar.

Usar el diálogo Ordenar es más flexible que hacerlo mediante los botones de la barra de herramientas. El diálogo permitirá seleccionar cuales columna(s) usar como base del ordenamiento. Para llegar a esta ventana debemos ubicarnos en una celda a ordenar, luego dirigirnos al menu Datos y posteriormente seleccionar la opcion Ordenar.

  

Puede establecer orden en  tres niveles, los cuales a su vez pueden ser ordenados de forma ascendente o descendente. Excel ordenará primero todas las filas que se hayan seleccionado basadas en la primera columna que haya elegido. A continuación, Excel ordena las filas que tengan los mismos valores que esa primera columna a Ordenar, usando la segunda columna que haya elegido. Por último Excel ordena las filas que tengan los mismos primeros y segundos valores de columna, usando la tercera columna que se eligió.

Filtrar datos.

Filtrar datos de una lista, es visualizar un subconjunto que cumple un criterio o seleccion establecido. Es de gran utilidad cuando contamos con una gran cantidad de datos y solo deseamos ver aquellos que nos interesan. A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar. Cuando Excel filtra filas, permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.

Si deseamos ver los datos que cumplan con condiciones mas avanzadas o estrictas, podemos dar click en personalizar y se abrira un cuadro de dialogo en el cual es posible crear condiciones logicas mediante los operadores relacionales.

Al dar click en "Y" filtraremos datos y solo veremos los que satisfagan las dos condiciones especificadas, si elegimos "O" los datos que apareceran seran los que cumplan una de las dos pruebas logicas. Aplicar este sistema de filtros proporciona mayor utilidad y comodidad al usuario, quien puede reducir aun mas la lista de datos. Si deseamos volver a la lista original basta con elegir la opcion Todos en la lista desplegable del filtro.

Integracion de conceptos.

Reflexion.

"Las listas permiten representar un conjunto de datos de forma rapida y sencilla, estas a su vez pueden ser manipuladas de diversas formas para visualizar su contenido conforme a las necesidades que tenga el usuario. Ordenar una lista implica acomodar los datos que la integran conforme a un criterio establecido, se pueden ordenar rotulos, valores, etc. Las formas mas habituales de ordenamiento son por orden alfabetico, numerico o por fechas, sin embargo tambien podemos ordenar conforme al formato de letra o celda, lo que nos amplia el campo de posibilidades al acomodar un rango de datos. Realizar esta operacion es importante cuando surge la necesidad de identificar una carcteristica o dato sobresaliente de nuestra lista, los botones ordenar que se encuentran en la barra de herramientas estandar, proporcionan mayor comodidad en casos simples, pero en casos mas avanzados podemos usar el cuadro de dialogo Ordenar, con el que podremos enlazar los criterios que regiran la lista de datos. Por otra parte los filtros muestran parcialmente el rango de datos, de esta manera es factible trabajar con los que cumplen cierto criterio, dichos criterios pueden ser simples, como mostrar coincidencias o repeticiones en una columna, o avanzados, los cuales basados en pruebas logicas arrojaran resultados mas selectos, y de forma obvia un menor numero de datos el cual podremos manipular facilmente..."

Nahum Flores Escobar (N° 11) 2°A Informatica